CDS Order Assistant

Informativa privacy

Come vengono trattati i dati utilizzati per richieste commerciali, ordini, preparazione della merce, consegne e pagamenti.

Versione di lavoro: 16 ottobre 2026Data di efficacia: da definire

1. Titolare del trattamento

Denominazione legale: DA CONFERMARE CON I DOCUMENTI AZIENDALI
Sede legale: INDIRIZZO DA CONFERMARE
Contatto privacy: cds@cdsouvenir.it referente da confermare

“CDS” e “CDS Order Assistant” identificano il servizio di gestione commerciale descritto qui. La denominazione legale del titolare sarà indicata prima dell’entrata in vigore.

Scrivi per una richiesta privacy

Il pulsante apre la tua applicazione di posta. Se non è configurata, copia l’indirizzo nel servizio email che utilizzi. Il messaggio viene inviato solo dopo la tua conferma.

2. Quali dati tratta CDS

Contatti commerciali: nome, impresa di riferimento, telefono, email e, quando necessario, indirizzo di consegna.
Richieste e ordini: messaggi, email, allegati di ordine, foto di prodotti, note vocali e relative trascrizioni, articoli, quantità, prezzi e indicazioni operative.
Esecuzione dell’ordine: quantità preparate, consegne, pagamenti registrati, conferme di vendita e annotazioni utili alla gestione di errori o contestazioni.
Accessi e verifiche: account degli operatori autorizzati, sessioni, registri tecnici e traccia di chi conferma o modifica una registrazione.

Le informazioni provengono dall’interessato, dalla sua impresa o dai suoi referenti, dai canali commerciali utilizzati per comunicare con CDS e dagli operatori che registrano le attività. L’integrazione di un canale non implica l’importazione di tutte le conversazioni storiche.

Non inviare dati sanitari, documenti di identità, credenziali o informazioni personali estranee alla richiesta commerciale. Se un messaggio contiene dati non necessari, la loro gestione deve essere valutata dagli operatori.

3. Perché vengono utilizzati

CDS aiuta a organizzare richieste di prodotti, identificare il referente corretto, preparare un ordine verificabile e seguire la preparazione, la consegna e il pagamento. I registri e le copie di sicurezza servono anche a ricostruire le operazioni e recuperare dati in caso di problemi.

Le basi giuridiche da valutare per ciascuna attività comprendono le misure precontrattuali o contrattuali, gli obblighi di legge e, dove applicabile, il legittimo interesse alla gestione e sicurezza delle relazioni commerciali. Se il referente opera per un’impresa, la base contrattuale non si applica automaticamente ai suoi dati personali.

Prima dell’entrata in vigore: confermare la base giuridica di ogni finalità e, per il legittimo interesse, il bilanciamento e le modalità di opposizione. La pubblicazione dell’informativa non costituisce consenso.

4. Chi può accedere ai dati

L’accesso interno è limitato agli operatori autorizzati, secondo il lavoro da svolgere. Le informazioni di consegna possono essere utilizzate dalle persone incaricate della distribuzione.

Quando le relative funzioni sono attivate, CDS può utilizzare i seguenti servizi:

Meta / WhatsApp: gestione del canale WhatsApp aziendale e ricezione dei messaggi e dei relativi media tramite integrazione ufficiale. L’attivazione e la disponibilità del canale vanno confermate per la configurazione effettiva.
Microsoft: accesso autorizzato alla posta Outlook per gli ordini; Azure per analisi delle immagini di prodotto e trascrizione di note vocali.
OpenAI: supporto all’interpretazione di testo e trascrizioni selezionati, con limitati riferimenti di catalogo. La funzione corrente non invia a OpenAI i file originali di immagini o audio; applica una riduzione dei dati e oscuramenti automatici, che non garantiscono l’eliminazione di ogni dato personale dal testo libero.
Hosting e backup: infrastruttura Hetzner e, dove configurato, copie di sicurezza cifrate su Cloudflare R2 e supporti aziendali.

I fornitori possono avere anche trattamenti propri disciplinati dalle loro informative. Per i trattamenti svolti per conto del titolare, ruoli, accordi e istruzioni devono essere verificati.

Da confermare: elenco dei fornitori effettivamente impiegati, ruoli, regioni, condizioni contrattuali e garanzie per eventuali trasferimenti fuori dallo SEE. Questa bozza non afferma che tutti i dati restino nell’Unione europea.

5. Supporto automatico e controllo umano

Trascrizioni e suggerimenti possono contenere errori. L’identità del cliente, gli articoli, le quantità, i resi e la trasformazione in ordine richiedono il controllo degli operatori. CDS non prevede risposte automatiche ai clienti né decisioni commerciali basate esclusivamente sull’AI nel flusso qui descritto.

6. Per quanto tempo vengono conservati

I criteri devono distinguere i dati utili a gestire le richieste e gli ordini, i documenti da conservare per obblighi applicabili e le informazioni necessarie per sicurezza o contestazioni. Una bozza non convertita in ordine non ha automaticamente la stessa necessità di conservazione di una registrazione di vendita.

Piano da definire prima dell’entrata in vigore: termini o criteri verificabili per contatti, messaggi e media, bozze, ordini, registri di accesso e copie di sicurezza; responsabile della revisione e procedura effettiva di cancellazione. La versione corrente non applica una cancellazione automatica generale di tutti i dati.

Le copie di sicurezza possono includere versioni precedenti dei dati. Il loro ciclo di sostituzione e le misure da applicare dopo un ripristino devono essere definiti insieme al piano di conservazione, senza promettere la cancellazione immediata da ogni copia.

7. Sicurezza e navigazione

CDS utilizza accessi individuali, controlli di autorizzazione, tracciamento delle operazioni e copie di sicurezza. Le copie destinate al trasferimento fuori dal sistema sono cifrate. Nessuna misura elimina completamente i rischi.

Queste pagine informative sono statiche: non includono moduli di raccolta, strumenti di analisi, pubblicità o risorse esterne caricate automaticamente. L’area riservata CDS utilizza un cookie di sessione per l’accesso degli operatori. Eventuali registri del server dipendono dall’hosting effettivamente attivato e vanno inclusi nel piano di conservazione.

8. Diritti e contatti

Nei casi previsti dalla normativa puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento; puoi revocare un consenso eventualmente prestato. Puoi inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per la cancellazione consulta le istruzioni dedicate. Il contatto per le richieste è cds@cdsouvenir.it. Prima dell’entrata in vigore deve essere assegnato un referente per la lettura e la gestione delle richieste.

Riferimenti: Regolamento (UE) 2016/679 e esercizio dei diritti — Garante Privacy.